Memang benar bila biaya gaji merupakan salah satu biaya pengeluaran perusahaan yang paling besar. Biaya yang dikeluarkan setiap bulan ini adalah biaya penggerak perusahaan yang utama. Tanpa adanya tenaga kerja maka bisnis perusahaan tidak dapat berjalan dengan baik. Perhitungan payroll setiap bulan terkadang menjadi hal yang menakutkan bagi staf departemen payroll dan HRD karena walaupun dilakukan setiap bulan, kasus khusus yang bisa jadi menimbulkan kesalahan perhitungan dapat terjadi.
Kesalahan kesalahan ini bisa saja muncul secara tidak terduga baik itu kesalahan yang bersifat human error ataupun kesalahan sistem yang digunakan. Berikut ini adalah 5 dampak fatal yang terjadi akibat kesalahan dalam mengatur payroll :
1. Pembayaran Gaji Terlambat
Kekacauan akibat kesalahan perhitungan gaji dapat menyebabkan keterlambatan pembayaran gaji. Apabila kesalahan ditemukan sebelum jumlah gaji ditransfer ke bank maka koreksi haruslah secepatnya dilakukan. Namun mencari dimana letak kesalahan dan mencari apa yang mengakibatkan kesalahan tersebut muncul bukanlah perkara mudah.
Butuh waktu untuk melakukan trace back kedalam perhitungan yang telah dilakukan. Apalagi apabila anda menggunakan formula spreadsheet yang melibatkan multiple sheet atau multiple files. Proses pencarian sumber masalah ini juga memerlukan waktu dan ketelitian yang membuat pembayaran gaji yang ditunda sampai masalah tersebut terselesaikan.
2. Protes karyawan / SPSI
Saat pembayaran gaji terlambat atau terdapat perhitungan yang kurang tepat, karyawan sebagai penerima penghasilan akan mempertanyakan kesalahan tersebut kepada pihak perusahaan. Apabila hanya 1 atau 2 orang yang salah maka dapat dijelaskan dengan mudah.
Namun, apabila kesalahan ini berdampak pada jumlah karyawan yang banyak maka masalah akan semakin sulit. Belum lagi saat masalah ini dibawa ke serikat pekerja dan membawa masalah ini ke ranah hukum.
3. Kehilangan Karyawan Potensial
Apabila kesalahan ini dilakukan lebih dari satu kali. Bisa jadi karyawan akan merasa kecewa dan mengajukan resign atas kejadian ini. Karyawan bisa jadi merasa hasil kerja mereka tidak dihargai padahal mereka bekerja dituntut untuk menghasilkan sesuatu yang bebas dari kesalahan.
Kehilangan ini bisa saja terjadi kepada karyawan yang sebenarnya memiliki potensi akan merugikan perusahaan karena belum tentu akan mendapatkan pengganti yang memiliki kualitas sepadan.
3. Kerugian Finansial Perusahaan
Ada dua kemungkinan saat terjadi kesalahan perhitungan setelah nilai tersebut selesai di transfer, yaitu nilai yang ditransfer kurang dan nilai yang ditransferkan lebih dari nilai yang seharusnya.
Apabila yang terjadi adalah kondisi dimana kesalahan nilai yang ditransferkan lebih besar dari yang seharusnya maka perusahaan juga akan merugi karena mentrasferkan nilai yang tidak seharusnya ditransfer.
4. Pengenaan Denda
Berdasarkan undang undang No. 13 tahun 2003 tentang ketenagakerjaan, perusahaan yang terlambat membayar gaji karyawan dikenakan denda. Pengenaan denda tersebut tidak menghilangkan kewajiban pengusaha untuk tetap membayar upah kepada pekerja/buruh. Pasal 93 ayat 2 UU No. 13 tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan (UUK) mengatakan, pengusaha yang karena kesengajaan atau kelalaiannya mengakibatkan keterlambatan pembayaran upah, dikenakan denda sesuai dengan persentase tertentu dari upah pekerja/buruh.
Denda yang dimaksud dikenakan dengan ketentuan Pasal 55 ayat 1 Peraturan Pemerintah No. 78 tahun 2015 tentang Pengupahan/PP Pengupahan.
Dampak buruk dari kesalahan perhitungan gaji memang sangat mengerikan.
Oleh karena itu untuk menghindari kesalahan dalam mengurus gaji karyawan sudah seharusnya perusahaan menggunakan Aplikasi Penggajian Karyawan, dengan menggunakan aplikasi penggajian karyawan setiap perhitungan sampai pencatatan histori gaji karyawan akan terkelola dengan lebih efektif dan efisien serta mengurangi kesalahan – kesalahan yang mungkin terjadi saat mengurus gaji karyawan.
Karena Software payroll memiliki fitur – fitur seperti payroll report, cetak slip gaji otomatis, perhitungan PPH21, Kalkulator Gaji, perhitungan & report BPJS yang sangat berguna untuk urusan payroll perusahaan, Salah satu Aplikasi Payroll yang dapat digunakan perusahaan adalah LinovHR.
Melalui salah satu Modul yang ada di HR Software LinovHR yaitu, Modul Payroll akan memudahkan perusahaan dalam mengurus semua urusan yang terkait payroll perusahaan termasuk mengurus gaji karyawan.
Selain itu HR Software LinovHR memiliki berbagai fitur dan modul lain yang dapat di manfaatkan oleh perusahaan seperti : Modul personal administration, organization management, benefit, time modul dan berbagai modul lain yang sangat membantu setiap permalasahan perusahaan di bidang Human Resource .
